5.4.1.3.3 Povračilo stroškov, povezanih s službenim potovanjem
Irena Kamenščak, univ. dipl. prav.
Pravico do povračil stroškov na službeni poti v osnovi določa ZDR-1, natančneje pa je ta pravica običajno določena s kolektivnimi pogodbami, notranjimi pravilniki delodajalca ali pogodbami o zaposlitvi. Tudi pri povračilih stroškov, ki nastanejo v povezavi s službenimi potovanji, mora delodajalec najprej preveriti kakšna je delavčeva delovno pravna pravica – katere stroške je dolžan povrniti, pod kakšnimi pogoji in v kakšnih višinah. Ko pa je enkrat delovno pravna pravica jasna, je potrebno preveriti še pravila dohodninske zakonodaje in zakonodaje, ki ureja prispevke za socialno varnost.
Tudi povračila stroškov na službenem potovanju sodijo med dohodke iz zaposlitve, ožje gledano med dohodke iz delovnega razmerja. Tretja točka 1. odstavka 37. člena ZDoh-2 namreč določa, da med dohodke iz delovnega razmerja sodijo tudi povračila stroškov v zvezi z delom. Za pravilno dohodninsko obravnavo povračil stroškov pa je potrebno paziti še na pravili 4. in 4. a točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2, od 1. 1. 2018 dalje pa tudi na pravilo 4. b točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2. Na podlagi prvih dveh točk (4. in 4. a), se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja delavcu ne vštejejo povračila stroškov v zvezi s službenimi potovanji (npr. dnevnica, prevoz, prenočišče) in povračila stroškov delavcu za plačane premije za individualno zdravstveno zavarovanje z medicinsko asistenco v tujini, če so izpolnjeni določeni pogoji. Natančnejša pravila glede višine povračil in pogojev, pod katerimi se ta povračila lahko izplačajo brez dohodninskih posledic za delavca določa Davčna uredba (6105/2006 Ur.l.RS).
Na podlagi 4. b točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2, se od 1. 1. 2018 dalje, v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja delavca, ki je začasno napoten na delo v tujino, ne vštevajo določena povračila stroškov, če so izplačana pod določenimi pogoji in v določeni višini.
- Za določitev višine neobdavčenega povračila prehrane med delom se v nekaterih primerih višina povračila veže na pravila, ki veljajo za izračun dnevnic (če gre za začasno napotitev, ki traja neprekinjeno do 30 dni, razen pri avtoprevoznikih v mednarodnem cestnem prometu do 90 dni), v drugih primerih pa se neobdavčeno povrne strošek prehrane med delom v višini običajne prehrane, povišane za 80 % (če gre za začasno napotitev, ki traja več 30 dni, razen pri avtoprevoznikih v mednarodnem cestnem prometu, ko mora trajati več kot 90 dni).
- Za prevoz v kraj napotitve ob začetku napotitve in za prevoz iz kraja napotitve ob koncu napotitve je določeno, da za ta povračilo veljajo pravila določena s 4. točko prvega odstavka 44. člena (pravila za neobdavčeno povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju). Tudi v teh primerih tako govorimo o pravilih povračil stroškov na službeni poti. To pomeni, da lahko delodajalec delavcu, ki za to pot uporabi svoje osebno vozilo, neobdavčeno povrne kilometrino v višini, od vključno julija 2022 dalje, 0,43 EUR/km (prej 0,37 EUR/km) za vsak polni prevoženi km, če mu plača letalsko karto / karto za vlak oziroma za drugo javno transportno sredstvo, to plačilo ne predstavlja bonitete za delavca in če delavec za to pot uporabi službeno vozilo, se takšna pot ne šteje kot zasebna pot in zaradi nje ne nastane obveznost obračuna bonitete
- Pri delavcih, ki so napoteni na delo v tujino, je bilo s tretjo alinejo 4. b točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2 določeno še, da se tudi povračilo stroškov za prenočišče na začasni napotitvi, ki traja neprekinjeno do največ 90 dni, do višine in pod pogoji, določenimi v skladu s 4. točko prvega odstavka 44. člena ZDoh-2 ne všteva v delavčevo davčno osnovo. To pomeni, da mu delodajalec lahko plača nastanitev in ta nastanitev (če traja napotitev do 90 dni) ne predstavlja bonitete delavca. Dodatni pogoj za takšno obravnavo pa je, da delodajalec v istem obdobju delavcu ne izplača tudi neobdavčenega nadomestila za ločeno življenje oziroma ne krije stroška prenočišča v primeru izplačila terenskega dodatka.
V nadaljevanju se osredotočam na povračila vezana na službena potovanja in ne na obravnavo povračil stroškov delavcem, ki so napoteni na delo v tujino.
Eno od povračil, do katerega je upravičen delavec na službeni poti, je dnevnica. Dnevnica vsebinsko pokriva strošek prehrane na službeni poti, zaradi česar tudi velja pravilo, da za delovne dni, ko delavec prejeme dnevnico zaradi službene poti, hkrati ne more prejeti tudi neobdavčenega povračila prehrane med delom. V praksi se včasih pojavlja dilema na kakšen način izračunati za koliko dni povračil prehrane lahko dobi delavec neobdavčeno in koliko dnevnic v določenem mesecu – zlasti še, če je npr. delavec na določen dan delal do 15.00, nato pa odšel naprej na službeno pot. V takšnem primeru je najlažje, da na mesečni ravni delodajalec prešteje dnevnice, ki jih je izplačal delavcu (npr. v maju je delavec prejel 5 dnevnic) ter prejete dnevnice odšteje od števila dni rednega dela delavca v tem mesecu. Če so bile vse dnevnice izplačane za službene poti, ki so se odvijale med delovnim tednom (torej službene poti ni bilo preko vikendov ali npr. na praznike), se od rednih delovnih dni v mesecu (če je bilo…
