Vodenje evidenc po novem (novela ZEPDSV-A)
Spletna klepetalnica, 24. 10. 2023. Odgovarjala je Jerca Petrovič (Odvetniška pisarna Bohl d.o.o.).
PDF lahko prenesete tukaj.
Ali je obvezno, da delodajalec poročilo o delovnem času priloži plačilnemu listu? Lahko plačilno listo pošlje računovodstvo, poročilo o urah pa vodja poslovne enote?
Delodajalec, skladno s četrtim odstavkom 19. člena ZEPDSV, delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.
Pomembno je torej, da delodajalec delavca obvesti o podatkih iz evidence, lahko tudi na v vprašanju opisan način.
V skladu s KP dejavnosti in pravilnikom podjetja se zaposlenemu na službeni poti, kadar ta traja več kot 8 ur, za vsak začeti dan prizna 8 ur delovne obveznosti.
Kako službeno pot in izrabo malice po novem zabeležiti v evidencah?
Evidenca o izrabi delovnega časa mora vsebovati vse podatke, ki jih določa 18. člen ZEPDSV, pomembno je predvsem, da evidenca odraža dejansko stanje izrabe delovnega časa. Tudi na službeni poti mora biti torej podatek o času prihoda na delo (torej začetku delovne obveznosti) in odhoda (torej koncu delovne obveznosti), ter skupnem številu ur in podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora med delovnim časom. V primeru službene poti delavci načeloma delodajalcu navedene podatke javijo sami, ta pa jih nato vnese v evidenco.
Ali je nujna registracija odmora, če je malica organizirana znotraj podjetja?
Jasnega stališča IRSD in pristojnega ministrstva še ni. ZEPDSV jasno določa, katere podatke mora delodajalec dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa (18. člen ZEPDSV), med njimi tudi izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom. Pri tem zakon ne določa nobenih izjem glede evidentiranja odmora v primeru, ko je malica organizirana znotraj podjetja. Primeroma svetujemo, da navedeno uredite v splošnem aktu delodajalca, vseeno pa mora biti iz evidence o izrabi delovnega časa jasno razvidno, da je delavec vsakodnevno tudi res izrabil odmor in tudi v kakšnem obsegu.
Evidenco vodimo v Excelu. Ali je potrebno evidenco za delo od doma voditi točno, npr. od 7:55 do 15:40 ali je dovolj, da je zabeleženo od 8:00 do 16:00 za vse zaposlene, ki delo opravljajo od doma? Kaj pa za malico, je dovolj, da je navedeno od 11:00 do 11:30 ali mora biti natančna ura navedena?
Da, evidenca mora izražati dejanski delovni čas, torej ni ustrezno »zaokroženo« zapisovanje na polne ure ali polurne intervale, temveč je potrebno evidentirati natančen čas prihoda in odhoda, torej 7:55 do 15:40. V zvezi z odmorom za malico: ta zaposlenim za polni delovni čas pripada v trajanju 30 minut. Evidentiranje izrabe odmora je ustrezno tudi na način, da zapišete: malica DA, 30 minut, brez točne časovne navedbe, kdaj je bil odmor izrabljen, saj je bistveno le-to, da je bil delavcu omogočen odmor in da ga je le-ta izrabil.
Skladno z internim pravilnikom se pri delu na domu prizna pavšal 8 ur. Pravilnik bi dopolnili v smislu, da zaposleni, kadar delajo od doma, delajo od 8:00 do 16:00, odmor pa izrabijo v obsegu 30 minut. Evidence bi program nato avtomatično napolnil s pričetkom ob 8:00 in koncem dela ob 16:00 ter izrabo odmora 30 minut. Ali je to ustrezno in v skladu z zakonom?
Jasnega stališča IRSD in pristojnega ministrstva glede navedenega še ni. Pomembno je poudariti, da so bile spremembe ZEPDSV sprejete ravno zaradi ugotovitev IRSD, da mnogi delodajalci vodijo evidence, ki so avtomatizirane in ne odražajo dejanske izrabe delovnega časa. Zakon sedaj jasno določa katere vse podatke naj bi evidenca vsebovala (18. člen ZEPDSV), prav tako zakon nikjer ne določa nobenih izjem glede evidentiranja dela od doma. Zaključimo torej lahko, da je zakonsko najbolj ustrezno, da evidenca ni avtomatizirana, temveč da odraža dejansko izrabo delovnega časa, torej da delavci sami delodajalcu javijo, kdaj so z delom pričeli, kdaj so izrabili odmor in koliko odmora, ter tudi, kdaj so z delom končali.
Za katere osebe je vodenje evidenc o delovnem času obvezno, kateri podatki morajo biti iz evidence delovnega časa razvidni?
Za delavce, ki so v delovnem razmerju pri delodajalcu, se pa kot delavec v smislu tega zakona šteje…
