Zakon o vodenju evidenc s področja dela in socialne varnosti: novosti na področju vodenja evidenc
Spletna klepetalnica, 6. 6. 2023. Odgovarjala je odvetnica Tanja Bohl (Odvetniška pisarna Bohl d.o.o.).
Transkript v PDF-ju lahko prenesete tukaj.
Kako se bo po novem beležilo odmore? Uvedba novih pravil se nam zdi zelo neživljenjska, smo proizvodno podjetje s 500 zaposlenimi, imajo tudi krajše odmore itd.
Konkretnih navodil glede tega, kako naj bi se odmori po novem beležili, še ni. Zakon v novem 18. členu pa med drugim določa, da bo delodajalec moral beležiti izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom«.
Če imate odmor urejen v skladu s kolektivno pogodbo dejavnosti ali splošnim aktom delodajalca, ga seveda delavci koristijo v skladu z ureditvijo, iz evidence pa mora izhajali, ali so ga izrabili in v kakšnem obsegu.
Ali lahko opredelitev časovnega intervala koriščenja odmora med delovnim časom zapiše delodajalec le v interne akte ali morajo biti prikazani na mesečni urni listi?
Novela zakona določa, da mora iz evidence o izrabi delovnega časa izhajati »izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom«. Iz tega izhaja, da mora iz evidence izhajati, ali je delavec odmor koristil in, če ga je, v kakšnem obsegu.
Vse, glede delovnega časa, pa se lahko uredi v splošnem aktu. Vendar splošni akt določa pravila, kako se delovni čas ureja in razporeja, ne predstavlja pa evidence o izrabi delovnega časa.
V povezavi z evidenco delovnega časa po novem mi je nejasnih nekaj stvari. Treba je beležiti število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom
in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljanega delovnega časa.
Kakšna oznaka? Ali je v primeru, da imamo elektronsko evidenco delovnega časa, potrebno omogočiti elektronsko beleženje tudi študentom, dijakom, upokojencem…?
Forma oznake, ki jo omenjate v vprašanju, ni nekaj, kar bi zakon specifično določal. Zakonska zahteva je, da delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca podatke o skupnem številu opravljenih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa. Torej, iz evidence mora jasno izhajati, ali gre za polni delovni čas ali krajši delovni čas od polnega. Oznaka je tako lahko npr. P ali K.
Novela zakona ne določa obveznosti elektronskega evidentiranja delovnega časa (razen za prekrškarje, skladno z 19.b členom ZEPDSV). Je pa evidence potrebno voditi za vse osebe, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravljajo delo za delodajalca. Torej je evidenco o izrabi delovnega časa zagotovo treba voditi tudi za navedene osebe, vendar pa zakon ne določa, da mora biti ta vodena v elektronski obliki.
Na kakšen način naj vzpostavimo evidentiranje odhodov in prihodov z odmora v podjetjih, ki imajo znotraj organizacijskih enot organizirano prehrano in v tem času ne zapuščajo podjetja? Je dovolj, da se delodajalec zgolj opredeli, da je imel delavec možnost koristiti odmor med delovnim časom, ali je treba tudi evidentirati odhod in prihod iz malice?
Novela ZEPDSV, ki se prične uporabljati 20. novembra 2023, določa, da se na dnevni ravni beleži izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom. Če imate v podjetju organizirano prehrano in delavci ne zapuščajo podjetja, nikakor ni treba, da se delavci za čas odmora izrecno »štempljajo« na registratorju delovnega časa, temveč se lahko izraba in obseg odmora beleži tudi na drug način, npr. v ločeni evidenci, pri čemer ni nujno, da se zabeleži hkrati z odmorom, temveč se lahko zapiše tudi denimo po zaključku odmora.
Ker novela zakona izrecno zahteva, da se beleži izraba in obseg izrabe odmora, ni dovolj, da opredelite le, da je imel delavec možnost izrabiti odmor, temveč je treba zabeležiti, da ga dejansko je izrabil (če ga res je) in čas odmora.
Na kakšen način naj uredimo evidentiranje vodilnih delavcev, ki so v podjetjih do sedaj imeli avtomatično registriranih 8 ur? Ali bo treba evidentirati vodilne delavce tudi ob odhodu in prihodu iz malice ter prihodu in odhodu z dela? Prav tako se nam postavlja vprašanje, na kakšen način naj vzpostavimo evidentiranje odhodov in prihodov z odmora v podjetjih, ki imajo znotraj organizacijskih enot organizirano prehrano in v tem času ne zapuščajo podjetja? Je dovolj, da se delodajalec zgolj opredeli, da je imel delavec možnost koristiti odmor med delovnim časom, ali je potrebno tudi…
